Administrative Sekretariatsaufgaben für den Bereich Operations
Planung, Durchführung und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats
Einsatz als Projektassistent (m/w/d/x)
Erledigung interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Erstellung von Briefen und Dokumenten in Projekten
Terminkoordination und -verwaltung (inkl. Urlaubsplanung)
Planung, Organisation und Betreuung von internen und externen Meetings, (Video-) Konferenzen, etc. (Reservierung der Räumlichkeiten, Vorbereitung von besprechungsrelevanten Unterlagen, Gästebewirtung)
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen: Beantragung der Dienstreise, Buchung der Transportmittel und Unterkunft, Erstellen der Reisekostenabrechnung
Visabeantragung und Visabeschaffung
Verwalten und Aktualisieren von Kontaktpartnern und Adressaten, Ablage von Schriftstücken und Unterlagen unter Einhaltung des elektronischen Ablagesystems der jeweiligen Datenbank
Verwaltung des Bürobedarfs
Ihr Profil
Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift, Russisch von Vorteil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen (Excel, Power Point, Word)
Selbständige Arbeitsweise
Eigeninitiative, ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke
Zuverlässigkeit, Integrität
Die Stelle ist vorerst befristet bis Juli 2022 mit Option auf Entfristung.
